¿Por qué es necesario hacer el cierre contable?

Financieramente, el cierre contable es indispensable para conocer la salud del negocio, saber si la operación es rentable o no.

Contablemente, el cierre nos prepara para iniciar el siguiente ejercicio económio. Dado que las cuentas del Estado de Resultados registran la actividad del ejercicio actual necesitan llevarse a «cero» o «cerrarse» al final de cada período contable; de esta manera tendrán un saldo de cero al comienzo del próximo ejercicio económico y sólo existirán saldos actuales en esas cuentas.

¿Cómo se transfieren los saldos?

Lo hacemos con los asientos de cierre; estos se hacen para transferir los saldos del Estado de Resultados del Ejercicio Económico a las cuentas del Estado de Situación Financiera.

Entonces, los asientos de cierre regularizan las cuentas.

Al registrar los asientos de cierre también se afecta la cuenta de utilidades acumuladas de la compañía para que muestre cualquier incremento actual en los ingresos respecto al ejercicio anterior y también reflejen cualquier disminución a causa del pago de dividendos y de gastos.

6 pasos para hacer el cierre contable

1. Prepara el Balance de comprobación: El punto de partida del cierre contable es el Balance de Comprobación a la fecha de culminación del Ejercicio Económico. En el caso de las entidades con ejercicio económico regular, este Balance de Comprobación se elabora al 31 de diciembre de cada año. Las entidades con ejercicio económico irregular hacen su Balance de Comprobación a la fecha del cierre ejercicio determinado en el Acta Constitutiva de la entidad.
2. Análisis del Libro Mayor: Revisar cada una de las partidas que componen el balance de comprobación para determinar la exactitud de los registros. El análisis de la cuenta de mayor tiene como propósito determinar si existen partidas mal contabilizadas o por contabilizar que permitan determinar el resultado real.
3. Ajuste de las cuentas que modifican el resultado: Si durante el análisis de las partidas del libro mayor se encuentran errores, en este momento deberán ajustarse.
4. Identifica las cuentas de ingresos en el balance de comprobación: Verás que tienen saldo acreedor, eso ocurre porque las cuentas de ventas son acreedoras durante todo el ejercicio económico y al cierre del ejercicio las cuentas de ventas e ingresos deben estar en cero. Te preguntarás ¿cómo logramos que las cuentas de ingresos den cero? Lo hacemos con un asiento de ajuste y cierre. Aquí nos valemos de la partida doble o teoría del cargo y del abono. Las partidas de ingresos, en este asiento van por el «debe» y por el haber usamos la cuenta temporal de Ganancias y Pérdidas.
5. Localiza las cuentas de egresos en el balance de comprobación; Verás que tienen saldo deudor. Volvemos a usar la partida doble para hacer un registro acreedor para cada cuenta de egresos para llevar estas cuentas a cero. Las partidas de egresos en este asiento van por el «haber» y por el «debe» empleamos la cuenta de Ganancias y Pérdidas.
6. Determinación del resultado del ejercicio: Si la cuenta de «Ganancias y Pérdidas» tiene un saldo acreedor después de completar los asientos o si el monto de los créditos es mayor que los débitos, la compañía tiene una utilidad neta. Por el contrario, si el saldo de los débitos excede a los créditos la compañía tiene una pérdida neta. Ahora debemos cerrar la cuenta de Guanacias y Pérdidas contra la cuenta de Utilidad del Ejercicio. Si la entidad tuvo utilidad, la cuenta de Ganancias y Pérdidas se cierra contra la Utilidad del Ejercicio. Por él debe el saldo de la cuenta de Ganancias y Pérdidas y por el haber la cuenta Utilidad del Ejercicio. Caso contrario, para cerrar la cuenta de Ganancias y Pérdidas usaremos la cuenta «Pérdidas en el ejercicio» por el debe y la cuenta «Ganancias y Pérdidas por el Haber» 

Artículo Nº 27 del Código Orgánico Tributario:

“Son responsables directos, en calidad de agentes de retención o de percepción, las personas designadas por la ley o por la Administración previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón de sus actividades privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. Los agentes de retención o de percepción que lo sean por razón de sus actividades privadas, no tendrán el carácter de funcionarios públicos. Efectuada la retención o percepción, el agente es el único responsable ante el Fisco por el importe retenido o percibido. De no realizar la retención o percepción, responderá solidariamente con el contribuyente. El agente es responsable ante el contribuyente por las retenciones efectuadas sin normas legales o reglamentarias que las autoricen. Si el agente enteró a la Administración lo retenido, el contribuyente podrá solicitar de la Administración Tributaria el reintegro o la compensación correspondiente…”

(Énfasis nuestro) G.O.E. Nº 6.152 del 18-11-2014.

Muchas veces cuando estamos iniciando nuestros negocios no llegamos a interpretar de forma adecuada cual es la diferencia entre el costo y el gasto, aunque pueda llegar a interpretarse como lo mismo, pero no lo son: ¿Cuál es la diferencia entre el costo y el gasto? Si trabajas en una empresa, tienes una compañía o deseas comenzar a navegar por las aguas del mercado financiero, es de vital necesidad que aprendas el lenguaje bursátil de manera correcta y puedas comprender las marcadas diferencias.

Es muy común que se confundan algunas terminologías y los significado que se les da a los mismos dentro de las empresas, y uno de ellos es el de costos y gastos. Llevar la correcta contabilidad de una empresa se encuentra linealmente relacionado con el buen funcionamiento de ella. Por este motivo es que detallaremos en profundidad en que se diferencian los costos y los gastos y como debes aplicar estos dos conceptos en el mundo de los negocio. En terminologías generales, los gastos son la disminución del patrimonio de una organización, esto quiere decir que es el egreso de dinero.

Estos egresos pueden ser fijos o variables, de operaciones o no. Pero como requisito excluyente para que efectivamente sea considerado como un gasto, es que debe estar relacionado con el desarrollo de las actividades empresariales.

¿Cómo calcular la base imponible?

La forma de obtención de la BI lo determinará la ley de cada impuesto (como veremos más abajo). Sin embargo, se pueden establecer tres métodos generales de cómo calcular la base imponible:

1. Método de estimación directa: Consiste en obtener la base imponible a través de los datos reales del contribuyente u obligado al pago del impuesto. Es decir, se contabiliza a través de datos reales en libros de contabilidad, registros administrativos o documentos legales. Este método es el más utilizado y el más preciso. Por ejemplo: si se determina que la BI del Impuesto de Sociedades es el beneficio y una sociedad presenta un beneficio de 1000 unidades físicas, este importe será la BI. En el impuesto sobre la renta de un trabajador por cuenta ajena hay que sumar sus percepciones dinerarias y restar las deducciones por percepción de renta y se obtiene la BI.
2. Método de estimación objetiva: Consiste en obtener la base imponible a través de magnitudes, módulos y unas ratios que permiten extraer una base imponible media de forma objetiva, independientemente de los datos reales. Por ejemplo, en una empresa informática, podemos estimar el número de trabajadores por cuenta ajena o el número de ordenadores contratados. Imaginemos que la ley del impuesto de Sociedades establece que la base imponible se obtiene mediante estimación objetiva: por cada metro cuadrado de superficie, hay que añadir 10 unidades monetarias a la base imponible y por cada empleado contratado, hay que añadir 50 unidades monetarias a la base imponible. La sociedad del ejemplo anterior es un restaurante con 100 metros cuadrados y 5 empleados: tendrá una base imponible de 1250 unidades monetarias (1000 por la superficie y 250 por los empleados), aunque haya presentado un beneficio de 1000 unidades monetarias. Como vemos, esta base imponible es independiente los datos reales de beneficios del restaurante.
3. Método de estimación indirecta: En este caso, la base imponible la calcula la Administración Tributaria, a través de unos informes periciales debidamente razonados. Solamente se aplica cuando no se puede utilizar ninguno de los dos anteriores métodos debido a que la administración no puede determinar de forma adecuada la base imponible debido a que el contribuyente no presenta declaración alguna o que existe falta de información en los libros de contabilidad de la empresa. De esta forma, ante la ausencia de datos actualizados, la administración puede utilizar para su cálculo datos relevantes del pasado, elementos que acrediten la existencia de bienes como las ventas de la empresa u obteniendo información a través de magnitudes de contribuyentes cercanos o similares.